Blog kategorie
Faktury drukowane kilka razy dziennie, pojedyncza umowa przygotowana dla klienta czy kilkaset katalogów na targi - wszystkie te materiały trafiają na papier, ale nie powinny powstawać w ten sam sposób. Każdy z nich ma inne wymagania dotyczące czasu realizacji, jakości wykonania i kosztów. Właśnie dlatego warto wiedzieć, które wydruki opłaca się wykonywać we własnym biurze, a które lepiej zlecić drukarni. Z naszego doświadczenia jako dostawców drukarek oraz materiałów do urządzeń drukujących wynika, że taki podział pozwala nie tylko lepiej kontrolować wydatki, ale również usprawnia codzienną pracę. Przygotowaliśmy poradnik, który pokazuje, jak można zaoszczędzić na drukowaniu, podejmując mądre decyzje.
Druk w firmie czy drukarnia? Pomyśl, kto będzie korzystał z wydruku
Zanim porównasz ceny, zastanów się, do czego będzie służył dany materiał. Jeżeli dokument ma trafić do obiegu wewnętrznego, liczy się przede wszystkim szybkość. Faktura, dokument magazynowy czy umowa przygotowywana dla konkretnego klienta często są potrzebne natychmiast. W takich sytuacjach drukowanie we własnym biurze pozwala uniknąć oczekiwania na realizację zlecenia i ułatwia nanoszenie poprawek do ostatniej chwili. Inaczej wygląda sytuacja, gdy wydruk ma reprezentować firmę podczas spotkania z klientem, konferencji czy targów. Wtedy większe znaczenie mają jakość wykonania i estetyka.
Co drukować we własnym biurze i czego lepiej nie wysyłać do drukarni?
W codziennej pracy spotykamy firmy, które próbują zlecać drukarni nawet pojedyncze umowy albo kilka faktur. To rozwiązanie rzadko okazuje się korzystne. We własnym biurze najlepiej drukować materiały, które:
- powstają każdego dnia,
- często wymagają zmian,
- są przygotowywane dla pojedynczego odbiorcy,
- zawierają dane poufne,
- muszą być gotowe od ręki.
Do tej grupy należą między innymi faktury, umowy, raporty, dokumentacja magazynowa czy oferty handlowe przygotowywane dla konkretnego klienta. W takich przypadkach koszt pojedynczej strony schodzi na dalszy plan. Znacznie ważniejsza staje się dostępność urządzenia wtedy, gdy jest potrzebne.
Kiedy korzystać z drukarni zamiast drukować samodzielnie?
Nie każdy wydruk powinien powstawać na urządzeniu biurowym. Jeżeli materiały mają pełnić funkcję reprezentacyjną lub marketingową, drukarnia daje znacznie większe możliwości. Dotyczy to przede wszystkim katalogów, folderów, ulotek, plakatów czy wizytówek. Powód jest prosty. Profesjonalne maszyny umożliwiają wykorzystanie papierów o różnej gramaturze, uszlachetnień, precyzyjnego odwzorowania kolorów oraz formatów niedostępnych dla większości drukarek biurowych. W takich realizacjach warto patrzeć nie tylko na cenę, ale również na efekt końcowy.
Outsourcing druku - co się opłaca, gdy spojrzysz na cały proces?
Koszt wydruku jednej strony mówi niewiele o całkowitych wydatkach. Jeżeli materiały są zamawiane regularnie, trzeba uwzględnić także czas przygotowania plików, kontakt z drukarnią, oczekiwanie na realizację oraz ewentualne poprawki. Zdarza się, że niewielkie zlecenie wymaga kilku dni, choć we własnym biurze można byłoby je wykonać w kilkanaście minut. Z drugiej strony drukowanie kilkuset katalogów na urządzeniu biurowym oznacza większe zaangażowanie pracowników i nie zapewni takiej jakości jak drukarnia. Dlatego outsourcing druku opłaca się przede wszystkim przy większych nakładach oraz materiałach przygotowywanych z wyprzedzeniem.
Druk materiałów firmowych - koszty warto analizować szerzej
Podczas wyboru sposobu drukowania łatwo skupić się wyłącznie na cenie papieru lub tonera. Tymczasem druk materiałów firmowych to również czas pracowników, możliwość szybkiego wprowadzenia zmian, termin realizacji oraz wygoda pracy. Z naszego doświadczenia wynika, że właśnie te elementy najczęściej decydują o tym, czy dane rozwiązanie rzeczywiście przynosi oszczędności. Optymalizacja druku w firmie polega więc na dopasowaniu sposobu przygotowania materiałów do ich przeznaczenia, a nie na stosowaniu jednego rozwiązania w każdej sytuacji.
WPC24.pl - własna drukarka nadal pozostaje ważnym narzędziem w firmie
Choć wiele materiałów reklamowych trafia dziś do profesjonalnych drukarni, trudno wyobrazić sobie sprawnie działające biuro bez własnego urządzenia. Dokumenty księgowe, umowy, zamówienia czy dokumentacja magazynowa powstają każdego dnia i wymagają natychmiastowego wydruku. Od lat pomagamy przedsiębiorcom dobrać sprzęt odpowiadający rzeczywistym potrzebom. W wpc24.pl znajdziesz, m.in. wydajne drukarki laserowe poleasingowe, które dobrze sprawdzają się podczas codziennej pracy, a także materiały eksploatacyjne. Doradzamy, jakie urządzenie będzie odpowiednie przy określonej liczbie wydruków oraz pomagamy oddzielić zadania, które warto wykonywać na miejscu, od tych, które lepiej powierzyć drukarni.
Wykorzystaj mocne strony obu rozwiązań i drukuj tam, gdzie naprawdę się to opłaca
Najbardziej efektywne firmy nie wybierają między drukarką a drukarnią. Korzystają z obu rozwiązań w zależności od rodzaju materiałów, dzięki czemu ograniczają koszty i jednocześnie zachowują wysoką jakość tam, gdzie ma ona największe znaczenie. Jeżeli zastanawiasz się, jaka drukarka sprawdzi się w codziennej pracy Twojej firmy, skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy dobrać urządzenie, które będzie realnym wsparciem dla Twojego biznesu.
FAQ - pytania o druk w firmie i współpracę z drukarnią
1. Czy każda firma powinna mieć własną drukarkę?
W większości przypadków tak. Nawet jeśli materiały reklamowe są zlecane drukarni, codzienna działalność zwykle wymaga szybkiego wydruku dokumentów, których nie da się przygotować z wyprzedzeniem.
2. Czy drukarnia zawsze będzie tańsza przy większych nakładach?
Najczęściej tak, zwłaszcza gdy chodzi o materiały promocyjne lub wydruki wymagające wysokiej jakości. Warto jednak porównać nie tylko cenę, ale także termin realizacji i możliwość wprowadzania zmian.
3. Jak zoptymalizować druk w firmie?
Dobrym rozwiązaniem jest podział materiałów według ich przeznaczenia. Dokumenty robocze warto drukować na miejscu, natomiast wydruki reprezentacyjne i większe nakłady zlecać profesjonalnej drukarni.
