Jak ocenić miesięczne obciążenie urządzenia wielofunkcyjnego przed zakupem?

Przy zakupie urządzenia wielofunkcyjnego łatwo skupić się na szybkości druku, funkcjach skanera czy cenie tonerów. Tymczasem równie ważne jest to, z jaką liczbą stron sprzęt będzie musiał radzić sobie każdego miesiąca. Zbyt mała wydajność może oznaczać częstsze przestoje i szybsze zużycie podzespołów, a nadmiernie rozbudowane urządzenie nie zawsze ma ekonomiczne uzasadnienie. Warto więc wcześniej oszacować rzeczywisty wolumen pracy i sprawdzić, jak interpretować takie parametry jak miesięczne obciążenie oraz duty cycle.

Obciążenie miesięczne drukarki - co to oznacza?

W specyfikacji urządzenia można znaleźć kilka wartości odnoszących się do liczby wykonywanych wydruków. Nie wszystkie należy interpretować w ten sam sposób. Obciążenie miesięczne drukarki informuje, z jaką liczbą stron sprzęt może pracować w określonym czasie. Producenci często podają przy tym maksymalne obciążenie oraz zalecany miesięczny wolumen wydruków. Druga wartość jest szczególnie przydatna podczas dopasowywania urządzenia do codziennej pracy. Pokazuje zakres, w którym sprzęt powinien być regularnie eksploatowany. Maksymalna liczba stron oznacza natomiast granicę możliwości urządzenia, a nie poziom, do którego należy dochodzić każdego miesiąca.

Duty cycle drukarki - co oznacza ta wartość?

Określenie duty cycle pojawia się często w kartach technicznych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Najprościej mówiąc, duty cycle drukarki określa maksymalną liczbę stron, jaką urządzenie może obsłużyć w ciągu miesiąca. Jeśli producent podaje 50 000 stron, nie oznacza to jednak, że sprzęt powinien regularnie drukować właśnie tyle. Praca przez dłuższy czas blisko górnej granicy może przyspieszać zużycie elementów odpowiedzialnych za pobieranie papieru, prowadzenie arkuszy czy utrwalanie wydruku. Z tego powodu przy zakupie lepiej zwracać uwagę również na zalecany miesięczny wolumen, jeśli został podany.

Ile stron miesięcznie drukarka powinna obsługiwać?

Zanim zaczniesz porównywać urządzenia, dobrze ustalić rzeczywistą liczbę stron powstających w firmie. Najbardziej miarodajne są dane z już używanego sprzętu. Licznik drukarki może pokazać, ile stron wykonano w ostatnich miesiącach. Jeśli takich informacji nie ma, można posłużyć się zużyciem papieru i częstotliwością wymiany tonerów.

Przydatne będzie sprawdzenie:

• średniej liczby wydruków miesięcznie,
• liczby osób korzystających z urządzenia,
• okresów, w których liczba dokumentów wyraźnie rośnie,
• częstotliwości kopiowania i skanowania,
• liczby zużywanych ryz papieru.

Jedna standardowa ryza zawiera 500 arkuszy. Jeśli firma zużywa osiem ryz miesięcznie, daje to około 4000 arkuszy. Nie jest to jeszcze dokładna liczba wydrukowanych stron, szczególnie przy częstym duplexie, ale pozwala dobrze oszacować skalę pracy.

Drukarka do dużych obciążeń powinna mieć odpowiedni zapas

Urządzenie dopasowane dokładnie do dzisiejszej liczby wydruków może za rok okazać się zbyt słabe. W firmach wolumen dokumentów zmienia się wraz z liczbą pracowników, klientów czy obsługiwanych zamówień. Dochodzą też okresy bardziej intensywnej pracy - zamknięcie miesiąca, raportowanie, przygotowywanie dokumentacji albo większa wysyłka korespondencji. Jeżeli biuro drukuje przeciętnie 5000 stron miesięcznie, dobrze uwzględnić pewien zapas. Nie oznacza to jednak potrzeby kupowania urządzenia przeznaczonego do wielokrotnie większego obciążenia. Sprzęt powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy i pozostawiać przestrzeń na okresowe wzrosty liczby wydruków.

Jak dobrać wydajność drukarki do sposobu pracy biura?

Sama liczba stron nie wystarcza do oceny, czy dane urządzenie dobrze poradzi sobie w firmie. Przy większym obciążeniu znaczenie ma także szybkość drukowania, pojemność podajnika oraz wydajność materiałów eksploatacyjnych. Urządzenie może obsługiwać dużą liczbę stron miesięcznie, ale niewielka kaseta na papier będzie wymagała częstego uzupełniania. Podobnie wygląda kwestia tonerów. Jeśli przy kilku tysiącach wydruków trzeba wymieniać wkład co kilka dni, obsługa sprzętu szybko staje się uciążliwa. Warto więc czytać parametry drukarki łącznie, a nie każdy z osobna. Miesięczne obciążenie mówi o skali pracy urządzenia, ale dopiero pozostałe dane pokazują, jak wygodna będzie jego codzienna obsługa.

Urządzenie wielofunkcyjne pracuje nie tylko podczas drukowania

W księgowości, kadrach czy administracji równie dużym obciążeniem może być regularne skanowanie i kopiowanie dokumentów. Jeżeli przez automatyczny podajnik każdego dnia przechodzą dziesiątki umów, faktur czy dokumentów pracowniczych, warto zwrócić uwagę również na możliwości skanera i podajnika ADF. Przy dużej liczbie dokumentów znaczenie ma szybkość skanowania, pojemność podajnika oraz możliwość obsługi obu stron arkusza. Dopasowanie urządzenia wielofunkcyjnego do biura powinno więc uwzględniać cały obieg dokumentów, a nie wyłącznie liczbę stron wychodzących z drukarki.

Parametry drukarki - jak czytać je przed zakupem?

Specyfikacja techniczna staje się znacznie bardziej użyteczna, gdy wiadomo, czego w niej szukać. Poza miesięcznym obciążeniem warto sprawdzić szybkość wydruku, czas oczekiwania na pierwszą stronę, pojemność podajników, duplex oraz dostępne opcje łączności. W urządzeniach wielofunkcyjnych dochodzą parametry skanera i automatycznego podajnika dokumentów. Duże znaczenie mają także koszty późniejszej eksploatacji. Cena tonera, jego wydajność oraz dostępność bębnów i pozostałych części mogą mieć większy wpływ na wieloletnie użytkowanie niż niewielka różnica w cenie urządzenia.

Urządzenia wielofunkcyjne i drukarki laserowe w WPC24

Dane techniczne najlepiej analizować w odniesieniu do rzeczywistego sposobu pracy firmy. W WPC24 pomagamy dopasować sprzęt do liczby wykonywanych wydruków, liczby użytkowników oraz funkcji potrzebnych w codziennej pracy. W naszej ofercie znajdują się drukarki laserowe, urządzenia wielofunkcyjne oraz materiały eksploatacyjne, dzięki czemu można od razu sprawdzić również koszty późniejszego użytkowania. Jeśli masz dane z licznika dotychczasowego urządzenia albo orientacyjną informację o miesięcznym zużyciu papieru, warto wykorzystać je podczas rozmowy. Dzięki temu łatwiej określić, jakiej wydajności naprawdę potrzebuje biuro.

Najpierw policz dokumenty, potem porównaj urządzenia

Miesięczne obciążenie ma sens dopiero wtedy, gdy zestawi się je z rzeczywistą liczbą wydruków powstających w firmie. Kilka minut poświęconych na sprawdzenie licznika, zużycia papieru i sposobu korzystania ze sprzętu może znacznie ułatwić późniejsze dopasowanie urządzenia. Jeśli nie masz pewności, jaka wydajność będzie odpowiednia dla Twojego biura, skontaktuj się z nami. Pomożemy przeanalizować potrzeby, dopasować drukarkę lub urządzenie wielofunkcyjne oraz sprawdzić dostępność odpowiednich materiałów eksploatacyjnych, dzięki czemu wybór będzie trafny i korzystny.