Kiedy w firmie bardziej opłaca się kupić kilka mniejszych drukarek niż jedno duże urządzenie?

Dział księgowości drukuje faktury przez cały dzień, magazyn potrzebuje dokumentów dokładnie wtedy, gdy wysyła zamówienia, a handlowcy przygotowują oferty przed spotkaniami z klientami. Jedno duże urządzenie może obsłużyć wszystkie te zadania, ale nie zawsze oznacza to sprawniejszą lub tańszą pracę. Przy planowaniu infrastruktury druku warto uwzględnić nie tylko cenę sprzętu i materiałów eksploatacyjnych. Znaczenie mają również liczba użytkowników, rozmieszczenie stanowisk, rodzaj dokumentów oraz skutki ewentualnej awarii. Dopiero zestawienie tych czynników pozwala ocenić, czy lepiej sprawdzi się jedna drukarka, czy kilka w biurze. Przygotowaliśmy poradnik, który ułatwi podjęcie decyzji.

Jedna drukarka czy kilka w biurze? Zacznij od sposobu pracy

Dwa biura zatrudniające po 30 osób mogą potrzebować zupełnie innego zestawu urządzeń. W pierwszym pracownicy zajmują jedno piętro i drukują głównie dokumenty administracyjne. W drugim księgowość, sprzedaż i magazyn pracują w oddzielnych częściach budynku, a każdy dział korzysta z drukarki w innym celu. W pierwszym przypadku centralne urządzenie wielofunkcyjne może sprawdzić się bardzo dobrze. W drugim pracownicy będą regularnie odchodzić od stanowisk po wydruki, a kolejka dokumentów może utrudniać pracę w okresach większego obciążenia. Rozproszony system druku zaczyna mieć uzasadnienie wtedy, gdy kilka zespołów drukuje często i niezależnie od siebie.

Drukarki dla działów czy centralna? Policz również czas pracowników

Porównanie kosztów nie powinno kończyć się na cenie urządzeń i tonerów. W firmie kosztem jest także czas potrzebny na obsługę wydruków. Jeśli pracownik kilkanaście razy dziennie chodzi do drukarki znajdującej się na innym piętrze, każda taka czynność trwa kilka minut. Przy jednej osobie różnica może wydawać się niewielka. Przy kilkunastu lub kilkudziesięciu użytkownikach powtarza się jednak każdego dnia.

Kilka mniejszych urządzeń warto rozważyć, gdy:

• działy znajdują się w różnych częściach biura lub budynku,
• dokumenty muszą być dostępne od razu,
• kilka zespołów intensywnie drukuje w tych samych godzinach,
• część dokumentacji nie powinna trafiać do wspólnej tacy odbiorczej.

W takich warunkach optymalizacja druku w firmie może oznaczać skrócenie drogi dokumentu, a nie samo obniżenie kosztu jednej strony.

Jedno urządzenie może być tańsze, dopóki działa

Centralizacja ma istotną zaletę - firma utrzymuje mniej sprzętu, kupuje mniej rodzajów materiałów eksploatacyjnych i łatwiej nadzoruje cały proces. Ma jednak również słaby punkt. Awaria jedynego urządzenia może zatrzymać drukowanie, kopiowanie i skanowanie w całym biurze. Przy kilku drukarkach problem dotyczy jednego stanowiska lub działu, a część zadań można tymczasowo przenieść na inne urządzenie. Ma to szczególne znaczenie w magazynie, księgowości, punktach obsługi klienta czy działach administracyjnych, gdzie brak możliwości wydrukowania dokumentu może opóźnić kolejne czynności.

Urządzenia wielofunkcyjne vs małe drukarki - nie każde stanowisko potrzebuje tych samych funkcji

Duże urządzenie wielofunkcyjne ma sens tam, gdzie wiele osób regularnie drukuje, kopiuje i skanuje większe partie dokumentów. Nie oznacza to jednak, że każdemu działowi potrzebny jest taki sam sprzęt. Księgowość może korzystać z urządzenia wielofunkcyjnego z automatycznym skanowaniem dokumentów, podczas gdy magazyn potrzebuje przede wszystkim szybkiej drukarki monochromatycznej. Dział handlowy może z kolei drukować znacznie mniej, ale potrzebować koloru. Zamiast powielać te same funkcje na każdym stanowisku, można więc stworzyć infrastrukturę druku biura z urządzeń odpowiadających zadaniom poszczególnych zespołów.

Koszty drukarek w firmie 

Trzy mniejsze drukarki mogą kosztować więcej przy zakupie niż jedno urządzenie centralne. Taka różnica nie przesądza jednak o całkowitym koszcie użytkowania. Przed decyzją warto zestawić przewidywaną liczbę stron, wydajność tonerów, ceny materiałów eksploatacyjnych, pobór energii oraz koszty serwisowania. Istotne jest także obciążenie sprzętu. Jeżeli całe biuro korzysta z jednej drukarki, licznik wydruków rośnie znacznie szybciej, a podzespoły podlegają intensywniejszej eksploatacji. W drugą stronę działa skala. Przy bardzo dużej liczbie podobnych wydruków jedno wydajne urządzenie może osiągać niższy koszt strony niż kilka niewielkich drukarek. Porównując koszty drukarek w firmie, warto więc wykonywać na podstawie rzeczywistej liczby wydruków, a nie samej ceny zakupu.

Nowe i poleasingowe drukarki w WPC24

Rozproszony system druku nie musi oznaczać zakupu kilku nowych urządzeń z najwyższej półki cenowej. Szczególnie przy wyposażaniu kilku działów można rozważyć sprzęt poleasingowy. W naszym sklepie mamy nowe i poleasingowe drukarki przeznaczone do różnych obciążeń oraz zastosowań. Sprzęt poleasingowy może być korzystnym rozwiązaniem tam, gdzie firma potrzebuje kilku urządzeń, ale chce rozsądnie zaplanować budżet na wyposażenie stanowisk. Pomagamy również dopasować parametry drukarek do liczby użytkowników i przewidywanego obciążenia.

Dopasuj liczbę drukarek do organizacji firmy

Nie można wskazać jednej liczby drukarek odpowiedniej dla każdego biura. Centralna drukarka dobrze sprawdzi się w zwartej przestrzeni z przewidywalnym obciążeniem. Kilka mniejszych urządzeń ma większe uzasadnienie, gdy zespoły pracują niezależnie, znajdują się daleko od siebie lub brak dostępu do wydruku utrudnia ich pracę. Przed zakupem warto więc przeanalizować, kto drukuje, ile drukuje i gdzie potrzebuje dokumentów. Jeśli planujesz wyposażenie biura lub rozbudowę obecnego systemu, skontaktuj się z WPC24. Pomożemy dobrać nowe lub poleasingowe drukarki do sposobu pracy poszczególnych działów.

FAQ - pytania o organizację druku w biurze

1. Czy drukarkę warto przypisać do konkretnego działu?

Przy intensywnym drukowaniu może to ułatwić kontrolowanie liczby wydruków i kosztów. Pozwala również dobrać funkcje urządzenia do zadań wykonywanych przez dany zespół.

2. Kiedy drukarkę lepiej wynająć niż kupić?

Wynajem może być korzystny, gdy firma chce uniknąć większego wydatku na start, zależy jej na stałych kosztach miesięcznych albo potrzebuje serwisu i materiałów eksploatacyjnych w ramach jednej umowy. Zakup częściej opłaca się przy stabilnym, przewidywalnym użytkowaniu i wtedy, gdy urządzenie ma pracować w firmie przez kilka lat.

3. Co jest tańsze - drukarka na toner czy na wkłady atramentowe?

Przy większej liczbie wydruków zazwyczaj niższy koszt jednej strony zapewnia drukarka laserowa korzystająca z tonera. Drukarki atramentowe mogą być tańsze w zakupie i dobrze sprawdzają się przy mniejszym obciążeniu lub wtedy, gdy potrzebny jest kolor. Ostateczny koszt zależy od wydajności materiałów eksploatacyjnych, ceny wkładów oraz miesięcznej liczby stron.

4. Jaka drukarka sprawdzi się w biurze rachunkowym?

W biurze rachunkowym dobrze sprawdza się szybka drukarka laserowa monochromatyczna lub urządzenie wielofunkcyjne z automatycznym duplexem i podajnikiem dokumentów do skanowania. Przy dużej liczbie faktur i umów znaczenie mają także wydajny toner, szybki podajnik papieru i możliwość pracy sieciowej.